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Digitalização do acervo acadêmico: o que é e como fazer?
O mundo está se tornando cada vez mais virtualizado e o ensino superior segue também essa tendência. A aplicação de tecnologia na educação fomenta o desenvolvimento de vários aspectos educacionais.
Biblioteca digital, aprendizagem multimídia e o próprio ensino superior a distância são alguns expoentes dessa transformação tecnológica. Ao lado deles, temos também a digitalização do acervo acadêmico.
Ela diz respeito à obrigação legal das instituições de educação superior (IES) em migrar uma série de documentos para o ambiente virtual. No caso das IES que integram o sistema federal de ensino, isso deve ser feito até o dia 4 de abril de 2022.
Se sua instituição ainda não promoveu a digitalização do acervo acadêmico, não se preocupe! Preparamos o presente texto no intuito de te auxiliar nessa tarefa.
Vamos explicar do que se trata a digitalização, sua disciplina legal e demais informações pertinentes. Realizando esta leitura, você dá o primeiro passo para atender à norma e garantir o funcionamento correto de sua IES.
O que é acervo acadêmico?
Acervo acadêmico é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino. Dizem respeito à vida acadêmica dos estudantes e à comprovação de seus estudos.
Essa é a definição contida na Portaria MEC nº 315, de 4 de abril de 2018, em seu art. 37. Como exemplo dos documentos que compõem o acervo acadêmico, podemos citar:
- Projeto Pedagógico de Curso (PPC);
- Manual ou guia do estudante;
- Calendário acadêmico;
- Trabalhos de conclusão de curso (TCC);
- Histórico escolar.
E o que é a digitalização do acervo acadêmico?
A digitalização do acervo acadêmico é uma obrigação legal das instituições de educação superior que compõem o sistema federal de ensino. Trata-se do processo de transformação e armazenamento virtual de seus documentos.
Podemos enxergá-la, também, como uma demanda típica de nossos tempos. A tecnologia existente hoje em dia torna possível que grandes quantidades de informação sejam guardadas no ambiente virtual.
Qual é o prazo para promover a digitalização do acervo acadêmico?
O prazo para digitalizar o acervo acadêmico é dia 4 de abril de 2022, nos termos do art. 1º da Portaria MEC nº 332 de 2020.
Inicialmente, havia sido fixado prazo de 24 meses para digitalização do acervo acadêmico das IES, pela Portaria MEC nº 315. Contando esse intervalo a partir de sua publicação, o prazo terminaria em 4 de abril de 2020.
No entanto, logo antes dessa data limite, o MEC prorrogou o prazo para 48 meses, ao invés de 24. Como resultado, as instituições de educação superior têm até o início de 2022 para se preparar.
Por que promover a digitalização do acervo acadêmico?
Além de ser uma obrigação legal, a digitalização do acervo traz uma série de benefícios para as IES. Podemos destacar, neste ponto:
- Economia de espaço pela redução de documentos físicos;
- Menor gasto com impressão de documentos;
- Melhoria da política ambiental da IES;
- Maior praticidade em localizar e gerir a documentação;
- Maior controle sobre os títulos do acervo.
Além disso, um ponto de grande relevância diz respeito às sanções que podem vir a ser aplicadas caso o acervo não seja devidamente digitalizado.
Nos termos do art. 48 da Portaria MEC nº 315, o tratamento incorreto do acervo acadêmico pode ser enquadrado como irregularidade administrativa. Ou seja, se a digitalização não ocorrer da maneira devida, resultando no desatendimento aos prazos e procedimentos legais, é possível que seja instaurado procedimento administrativo para apuração desses problemas.
O procedimento administrativo, por sua vez, pode acarretar sanções à instituição. Além disso, pode haver inclusive responsabilização pessoal, tanto do dirigente da IES quanto do representante legal de sua mantenedora, no caso das irregularidades.
Por fim, mas não menos importante, cabe ressaltar que a correta digitalização e manutenção do acervo é também um critério utilizado por ocasião da avaliação institucional, que integra a avaliação do MEC.
Para auxiliar no preparo de sua IES e evitar qualquer prejuízo, vamos explicar em mais detalhes as normas que dizem respeito à digitalização do acervo.
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